تشكيل ومهام لجان الامتحان
أولا:
يتولي الأستاذ الدكتور / رئيس الجامعة اعتماد تشكيل لجان الامتحانات بناء علي عرض الأستاذ الدكتور / نائب رئيس الجامعة المختص الذي يتولي الإشراف العام علي الامتحانات بجميع كليات الجامعة .
ثانيا:
يكون عميد الكلية الرئيس العام للامتحانات في نطاق الكلية ويتولي تصريف أمور الامتحانات بالكلية والإشراف علي سير العمل بها في حدود السياسة التي يرسمها مجلس الجامعة ومجلس الكلية وفقا لأحكام القوانين واللوائح المعمول بها ، ويدعو الأستاذ الدكتور عميد الكلية إلي اجتماع يضم وكلاء الكلية ورؤساء لجان الامتحانات ومنسق وحدة التقويم والامتحانات بالكلية ومدير اداره الكلية لتحديد خطه سير أعمال الامتحان ، وإصدار التعليمات في هذا الشأن والرد علي التساؤلات والاستضاحات. كما يتولي اداره مراحل الامتحان المختلفة وكيل الكلية لشؤون التعليم والطلاب وعليه تشكيل اللجان في كل مرحلة من المراحل تبعا للقواعد المحددة لكل لجنة علي حده كما يتولي المهام التالية :
1) حصر السادة أعضاء هيئه التدريس ومعاوني أعضاء هيئه التدريس ممن لهم أقارب حتى الدرجة الرابعة وتوزيعهم علي اللجان الامتحانية التي لا يوجد بها أقاربهم مع إعفائهم من العمل بكنترولات الكلية .
2) موافاة نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب بأسماء السادة أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة القائمين بأعمال الملاحظات بالكلية .
3) موافاة نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب بأسماء السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم الذين يتم توزيعهم علي كليات الجامعة للقيام بأعمال الملاحظة .
4) موافاة نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب بتشكيل الكنترولات للفصل الدراسي.
5) إخطار الإدارة العامة لشئون التعليم بالجامعة بتشكيل لجان أعمال الامتحانات بالكليات للمراجعة.
6) توقف جميع الاجازت لجميع العاملين بالا داره العامة لشئون التعليم والطلاب_شئون الطلاب بالكليات_الإدارة الطبية بالكليات .
ثالثا :تشكيل لجان الامتحان علي النحو التالي:
1) الرئيس العام للامتحانات عميد الكلية .
2) لجنة إدارة ومتابعة سير الامتحانات ويرأسها وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب.
3) لجان وضع إدارة الامتحانات .
4) لجان الإعداد والتنظيم .
5) لجان المراقبة العامة (الكنترول).
6) لجان الملاحظة .
7) لجان المصححين .
8) لجان الرصد .
9) لجان مراجعة الأوراق الامتحانية .
10) لجان مراجعة أوراق الإجابة .
11) اللجان الخاصة .
12) لجنة التحقيقات والاستشارات القانونية للجان الامتحانات .
13) لجنه الرعاية الطبية .
يتم تعيين رئيس لكل كنترول لتنظيم ومتابعة أعمال الامتحانات ، وتتقسم هذه الكنترولات إلي كنترول لكل فرقة لكل برنامج من البرامج العلمية المتخصصة ،ويضم كل كنترول عددا من أعضاء هيئة التدريس يتناسب مع عدد الطلاب ، ويقوم كل منهم برئاسة لجنة من اللجان الامتحانية لتسيير الامتحانات داخل اللجان المختلفة ويعاونهم من الملاحظين من أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة .
لجنة إدارة ومتابعة سير الامتحانات
مهام اللجنة قبل بدء الامتحان
1) موافاة مركز تطوير نظم تقويم الطلاب والامتحانات بتشكيل الكنترولات وأسماء أعضاء الهيئة التدريسية للمقررات المنطوين باستخدام بنوك الأسئلة .
2) دراسة خطة الكلية المقترحة للتقويم والتي تم صياغتها مما يلائم اللوائح والقواعد المعمول بها .
3) دراسة القواعد المنظمة للامتحانات .
4) الاطلاع علي خطط وإجراءات لسير الامتحانات في كليات مناظرة .
5)حصر الإمكانات البشرية والمادية للكلية .
6)تحديد الاحتياجات الضرورية لعمليه سير الامتحانات .
7)تحديد الجهات ومصادر الموارد التي يمكن الاستعانة بها لتنفيذي الحملة الموضوعة .
8) صياغة الإجراءات التنفيذية التي تتسم بالوضوح والدقة والشمول محتويه ما يلي :-
أ) تشكيل لجان المراقبة والإشراف .
ب) وضع جداول الامتحانات ( شاملة أماكن اللجان ومواعيد الامتحانات ).
ج) إعداد أرقام الجلوس .
د) تجهيز قاعات عقد الامتحانات .
ه) تجهيز وتصميم أوراق الإجابة من حيث عددها وجودتها واعتمادها بختم الكنترول .
و)وضع الأوراق الخاصة بكل لجنة بعددها علي مظروف علية جميع بيانات الفرقة ، المادة ، اليوم ، الساعة ، رقم اللجنة ، مكانها ، عدد الطلاب بها ، المراقبين والملاحظين علي هذه اللجنة ، رئيس اللجان المسئول عن هذه اللجنة .
مهام اللجنة أثناء الامتحان
1) متابعة أداء المسئولين كل لمهامه حسب الموقع الذي تم تكليفه به رئيس كنترول ،عضو كنترول ،رئيس لجان ،ملاحظ أو مراقب ،موظف أو عامل وكتابة تقارير يومية طوال فتره الامتحانات خاصة بمدي الالتزام وجودة الأداء وتحديد أسباب الممارسات المتميزة وحثهم علي الاستمرار في الأداء المتميز ،وكذلك ضبط مخالفات المتقاعسين وتنبيههم بخطورة سوء الأداء علي عملية التقويم وعلي المسؤلين أنفسهم وحثهم لتحسين الأداء .
2) تسجيل العجز في الإمكانات والتجهيزات إن وجد ، وتحديد المطلوب لتحسين الأداء .
مهام اللجنة بعد إعلان النتائج
9) مراجعة أعمال الكنترولات بأخذ عينات من أوراق إجابة الاختبارات النظرية للطلاب في المقررات المختلفة لكل فرقة ، ومراجعة بعض أعمال التصحيح علي نموذج الإجابة الخاص بالامتحان وكذلك أعمال الجمع والرصد ......الخ.
10)وللوقوف علي دقة أداء أساتذة المادة المسئولين عن الامتحان وكذلك علي كفاءة القائمين علي العمل بالكنترولات وتسجيل المخالفات إن وجدت لوضعها في تقرير اللجنة .
11) عند وجود نتائج لبعض المقررات شاذة عن التوزيع الطبيعي المتعارف عليه ،علي سبيل المثال ، وجود أكثر من 50% من الطلاب حاصلين علي تقدير ممتاز والعكس أي أن أكثر من 50% من الطلاب راسبون في هذا المقرر ، يسجل هذا في تقرير اللجنة لاتخاذ ما يلزم لتقويم هذا الأمر بتشكيل لجنه من أساتذة متخصصين في هذا المقرر لدراسة الأمر والتعرف علي سبب المشكلة وهل هو متعلق بالتدريس أو بالاختبار نفسه من حيث توزيعه علي المنهج وتوزيع الدرجات عليه .....الخ وذلك لتصحيح ما يتم اكتشافه من أخطاء لتعديل المسار .
12)مراجعة عينات من درجات الطلاب للاختبارات النظرية والشفوية والعملية وعمل مقارنه بينهما للوقوف علي مدي تطابق هذه الدرجات علي بعضها ، وعند وجود تفاوت واضح بين درجات الاختبارات النظرية والشفهية والعملية لنفس الطلبة ، يتم فحص الحالات التي يوجد بها هذا التفاوت وعمل تقرير بها .
13)مقارنة الدرجات الشفهية والعملية للجان للفرقة الواحدة للوقوف علي صعوبة أو سهولة بعض اللجان المشكلة واتخاذ ما يلزم للالتزام بالموضوعية والعدالة والشفافية .
14) مقارنة نتائج الامتحانات للمقررات المختلفة لهذا العام بالعام السابق لتقويم العملية التعليمية بالكلية لتحديد مواطن القوة ودعمها ونقاط الضعف والعمل علي تلافيها .
15) رصد معوقات تنظيم وتنفيذ أعمال التقويم والامتحانات بالكلية لدراستها ووضع حلول لها .
16) كتابه تقرير شامل عن نتائج متابعة جميع أعمال عملية التقويم والامتحانات للدراسة ووضع خطة التحسين اللازمة .
لجان وضع الأسئلة والامتحانات
1) يعتمد مجلس الكلية قرارات مجالس الأقسام المختصة قبل نهاية كل فصل دراسي لتشكيل اللجان الامتحانية .
2) تشكل اللجنة الامتحانية من عضوين علي الأقل لكل مقرر ، حيث لا يجوز انفراد عضو هيئه التدريس بوضع أي امتحان وذلك تطبيقا لنص المادة 17 من اللائحة التنفيذية لقانون تنظيم الجامعات ، ويكون ذلك علي النحو التالي :
أ) المقررات التي يشترك فيه أكثر من عضو هيئه تدريس من الكلية يعتبر القائمون بالتدريس هم أعضاء لجنة الامتحان .
ب) المقررات التي ينفرد عضو هيئة التدريس بالقسم بتدريسها يعين مجلس القسم احد أساتذة المقرر بالاشتراك من الأستاذ القائم بالتدريس في وضع الامتحان .
ج) المقررات التي يتم انتداب من يدرسها من خارج الكلية يعين مجلس القسم المختص احد الأساتذة للاشتراك في وضع امتحانها مع القائم بالتدريس .
3) الاعتماد علي بنوك الأسئلة واعتبارها أساسا في وضع الامتحانات للمقررات التي يتم إدراجها ضمن بنك الأسئلة .
4)يبلغ مركز تطوير نظم التقويم والامتحانات بالجامعة بخطاب رسمي خلال الشهر الأول من الفصل الدراسي بطبيعة كل امتحان يسحب من بنك الأسئلة من حيث :
أ) اختبار اكتروني يصحح الكترونيا .
ب) اختبار ورقي يصحح الكترونيا .
ج) اختبار ورقي يصحح يدويا .
5) مركز تطوير نظم تقويم الطلاب والامتحانات هو المسئول عن أسماء المستخدمين وكلمات السر الخاصة بأعضاء الهيئة التدريسية للمقررات المنوطين باستخدام بنوك الأسئلة .
6) بخصوص الاختبارات الالكترونية المطبقة علي أجهزة الحاسب الالئ أو الورقية من بنك الأسئلة يتعين علي لجنة وضع إدارة أو المقرر وضع مواصفات أسئلة الامتحان وتسليم ورقة المواصفات قبل يوم الامتحان بأسبوعين علي الأقل إلي مركز تطوير نظم تقويم الطلاب والامتحانات في مظروف مغلق موقع عليه من لجنة وضع الأسئلة .
7) بخصوص الاختبارات الورقية من بنك الأسئلة يتعين علي لجنة وضع الأسئلة تطبيق مواصفات أسئلة الامتحان علي النظام الآلي مع سحب الامتحان وطباعته قبل بدء الامتحان بيوم علي الأقل كما يتعين علي عميد الكلية أو من ينوب عنه "وكلاء الكلية ورؤساء الكنترولات ومنسق الوحدة بالكلية " التأكد من سلامه بنوك الأسئلة لسحب وتجهيز أسئلة كل ماده بالتنسيق مع لجنة وضع الأسئلة الامتحانية والكنترول المختص صباح يوم الامتحان نفسه "أو طباعتها" ، فإذا تعذر ذلك تجهز قبل ذلك وفي حدود ظروف وإمكانيات الكلية .
8) ضرورة اطلاع أستاذ المادة علي الأسئلة التي تم تجهيزها وسحبها من بنك الأسئلة وتم طباعتها للتأكد من أنها تتفق مع أهداف مادته .
9) يتعين علي لجنة الاختبارات الالكترونية المسحوبة من بنك الأسئلة وضع وتصميم ورقة إجابة الكترونية خاصة بكل اختبار يتم سحبه تبعا لنوعية الإدارة التي يتم استخدامها من بنك الأسئلة أو استخدام ورقة الإجابة الموحدة المعتمدة من مركز تطوير نظم تقويم الطلاب والامتحانات مع التعامل معها بنفس طريقة التعامل مع كراسة الإجابة للأسئلة المقالية .
10) تقوم لجنة الامتحان بوضع الامتحان وطبعه مجمعا حيث لا يسمح بتقييم الامتحان للكنترول المختص في أجزاء منفصلة .
11)يسلم أصل أسئلة الامتحان موقعا عليه من واضعيه إلي عميد الكلية أو من ينوب عنه داخل مظروف محكم الغلق ، وعليه توقيع واضع الأسئلة ضمانا للسرية قبل عقد الامتحان بأسبوع علي الأكثر ويراعي أن يتضمن أصل أسئلة الامتحان البيانات التي تكشف عنه بدقة ووضوح مثل الفرقة الدراسية _الشعبة إن وجدت _تاريخ الامتحان _ اسم المادة _ الزمن المحدد للامتحان _ عدد الأسئلة المطلوب الإجابة عليها_ الطلاب المخاطبون بها (مستجدون أو عليهم مواد تخلف أو كلاهما ).
12) يكون فتح مظاريف الأسئلة تحت إشراف رئيس لجنة المراقبة العامة للفرقة بحضور من قام بوضعها في اليوم المحدد لعقد الامتحان وفي حالة تعذر ذلك يجوز طبع الأسئلة في موعد سابق تحت مسئولية من قام بوضعها ويتم تسليمها للعميد أو من ينوب عنه في غضون الأسبوع السابق علي موعد بدء الامتحان ويتعين علي المسئول عن الطبع أن يتخذ كافة الإجراءات التي تضمن سريه هذا العمل .
13) لا يسمح بأي حال من الأحوال لغير المختصين بدخول قاعة طبع أو نسخ الامتحان ، مع ضمان كل السرية لهذا العمل وفي حالة طبع أوراق الأسئلة في نفس يوم الامتحان لا يجوز أن يغادر العاملون الذين شاركوا في كتابة أو نسخ أو تصوير أوراق إدارة قاعة الطبع قبل مضي ساعة علي الأقل من بدء الامتحان وبعد أن يتم التحفظ علي أصل الأسئلة الخطية والمصورة وكذا أوراق الأسئلة التالفة والزائدة .
14) المقررات التي تدرس في أكثر من مجموعة طلابية يتم وضع امتحان موحد لكل الجامعات
15) يحضر أستاذ المادة (أي فرد من لجنة وضع الأسئلة ) طوال وقت امتحان مادته ويكون مستعدا للرد علي أي استيضاحات تتعلق بأسئلة المادة بناء علي طلب رئيس اللجنة ، وذلك لفترة لا تتجاوز خمسة عشر دقيقة .
16) يراعي تسليم كشوف نتائج الامتحانات الشفوية والعملية وأيضا أعمال السنة الخاصة ببعض المواد موقعا عليها من جميع أعضاء لجنة امتحان المادة وذلك قبل البدء في رصد درجة المواد التحريرية .
17) تقدم لجنة وضع الأسئلة نموذج الإجابة النموذجية لكل امتحان تم وضعه من قبل اللجنة للأستاذ الدكتور وكيل الكلية .
لجان الإعداد والتنظيم :
قبل الامتحانات
يعتمد مجلس الكلية بناءا علي اقتراح عميد الكلية أو وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب تشكيل لجان للإعداد والتنظيم من العاملين في شئون التعليم والطلاب بالكلية ، تشكل لجنة لكل فرقة دراسية ويرأس تلك اللجنة أمين الكلية تحت إشراف الرئيس العام للامتحان بالكلية أو من ينوب عنه ، يمكن الاستعانة بالمدرسين المساعدين والمعيدين في هذه اللجان ولا يجوز إشراك أي عضو من خارج الجامعة بلجان الإعداد ، ويحدد أعضاء اللجنة بالنسبة لعدد الطلاب المتقدمين للامتحان من كل فرقة بمعدل عضو لكل 50 طالب علي ألا يقل عدد أعضاء اللجنة بالفرقة عن اثنين بخلاف رئيسهم وتختص هذه اللجان بما يلي :
1) إعداد البيانات الإحصائية بعدد طلاب كل فرقة وكل مقرر .
2) إعداد قوائم بأسماء الطلاب ، وأرقام الجلوس ، وإعداد البيانات الإحصائية بعدد طلبة كل فرقة وكل قسم وعدد الطلاب الذين يتقدمون للامتحان في كل مادة علي حده من واقع سجلات قيد الطلاب ونتائج امتحانات الأعوام السابقة .
3) طباعة أسماء الطلاب وأرقام الجلوس الخاصة بهم في كشوف الرصد وتسليمها إلي الأقسام العلمية المختلفة وتسليم نسخة إلي لجان المراقبة العامة (الكنترول).
4) تحديد الأماكن اللازمة لعقد الامتحانات و تجهيزها . وعمل رسم توضيحي للجان الامتحان يعلن في مكان ظاهر ، كما يراعي اتساع المسافة بين أماكن الطلاب في لجان الامتحان بحيث تكون مترا علي الأقل من كل جانب كذلك بين جهاز كمبيوتر وأخر في معامل التقويم .
5) ضرورة وضع لوحة توزيع الطلاب علي اللجان الامتحانية في أكثر من مكان بحيث تكون واضحة للطلاب بمقر اللجان ،علي أن تشمل كل فرقة علي حدة للتسهيل علي الطلاب معرفة أماكنهم باللجان وتعلن قبل الامتحان بوقت كاف .
6) تعلن جداول الامتحانات "ورقيا والكترونيا" علي الطلاب في صورة مبدئية لاستطلاع رأي الطلاب في المواعيد قبل بدء الامتحانات بثلاث أسابيع ، ويكتب عليها صورة غير نهائية .
7) إعداد جداول ومواعيد الامتحانات تمهيدا لاعتمادها وإعلانها قبل بدء الامتحانات بوقت مناسب .
8) تعلن جداول الامتحانات بالكلية وعلي موقع الكلية "ورقيا والكترونيا" في صورتها النهائية علي الطلاب قبل اليوم الأول لبدء الامتحانات بخمسة عشر يوما علي الأقل ، ولا يجوز سحبها بعد إعلانها علي الطلاب ويكتب عليها صورة نهائية .
9) إعلان الجداول الامتحانية في مكان واضح بالكلية بالإضافة لإعلانها علي موقع الجامعة .
10) إرسال نسخة من كل امتحان بعد تأديته لمكتب أ.د / رئيس الجامعة و أ.د / نائب رئيس الجامعة مع التقرير اليومي عن الامتحانات .
11) يبلغ مركز تطوير نظم التقويم والامتحانات بالجامعة بخطاب رسمي بموعد بدء الامتحانات وجداول الامتحانات الخاص بكل كلية قبل بدء الامتحانات بأسبوعين علي الأقل .
12) أي تغيير في مواعيد جداول الامتحانات يتم بخطاب رسمي لمركز الامتحانات بالجامعة .
13) إعداد جداول الملاحظات .
14) إعداد كشوف توقيع الطلاب الحاضرين للامتحان بأرقام الجلوس وتثبيت بطاقات أرقام الجلوس علي مناضد الامتحانات بعد مراجعتها .
15) اتخاذ الإجراءات الخاصة بالأعذار التي تقدم من الطلاب عن عدم دخولهم الامتحان وتبليغها للجان المراقبة العامة "الكنترول" .
16) الإشراف علي تهيئه العيادة الطبية واتخاذ الإجراءات اللازمة لندب الأطباء .
أثناء الامتحانات
1) يتواجد الموظفون المختصون من شئون التعليم والطلاب أثناء الامتحانات بالكلية ويقوم الموظف المختص بحصر غياب الطلاب بعد مرور ساعة من بدء الامتحان لإمكان مطابقته بحصر الغياب الذي يقوم به الكنترول .
2) تسليم إحصائية غياب الطلاب إلي رئيس الكنترول .
3) التأكد من هوية الطلاب في حالة عدم وجود إثبات الشخصية معه .
4) حصر غياب السادة الملاحظين .
5) تلبية احتياجات اللجان من السادة الملاحظين .
6) تلبية احتياجات الطلاب أثناء الامتحانات في الامتحانات العملية .
لجان المراقبة العامة (الكنترول)
يشكل عميد الكلية لجان المراقبة العامة ويتولي رئاسة هذه اللجان وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب ويجوز أن تشكل لجنة عامة بالكلية ، أو عدة لجان تختص كلا منها بإحدي الفرق والأقسام علي مستوي الكلية أو المعهد ، علي أن يرأس كل لجنة احد الأساتذة أو الأساتذة المساعدين ، وفي حاله عدم وجود أساتذة أو أساتذة مساعدين بعدد كاف يجوز أن يرأس اللجنة احد المدرسين وتشكل هذه اللجان من السادة أعضاء هيئه التدريس بالكلية أولا وفي حالة عدم وجود الأعداد الكافية يجوز الاستعانة بأعضاء هيئه التدريس من الكليات الاخري بالجامعة إن وجد ولا يجوز الاستعانة بالمعيدين والمدرسين المساعدين (معاوني أعضاء هيئه التدريس ) في أعمال لجان الكنترول ويقتصر اشتراكهم علي الإعداد وأعمال المراقبة والملاحظة ووفقا لما تراه الكلية مناسبا ويعين لكل لجنة معاون أو أكثر من بين العاملين في شئون التعليم بالكلية أو المعهد أولا ثم باقي العاملين بالكلية .
تشكيلها: ويكون تشكيل هذه اللجان بالنسبة لأعداد الطلاب بمعدل :
· عضو لكل 50 طالب علي الأقل .
· مساعد إداري من العاملين بواقع مساعد لكل 150 طالب .
وتختص لجان المراقبة العامة بما يلي:
1) ختم أوراق الإجابة العادية أو الالكترونية بخاتم التاريخ ، وخاتم اسم المادة ، وختم لجنة النظام والمراقبة والفرقة الدراسية وأي أختام أخري يوم بيوم وتسليمها للملاحظين بعد توزيعهم وإعادة توزيعهم يوم بيوم علي أماكن الامتحانات .
2) توزيع الملاحظين والمراقبين والتواجد المستمر لأعضاء هذه اللجان داخل لجان الامتحانات بعد توزيع الملاحظين عليها، والإشراف علي سير الامتحانات والتأكد من مباشرة الملاحظين لعملهم علي خير وجه .
3) تسليم مظاريف كراسات الإجابة قبل موعد الامتحان المحدد بربع ساعة علي الأقل بعد التحقق من مطابقة بياناتها علي الملاحظين داخل مقر الامتحان قبل بدء الامتحان .
4) تسليم مظاريف الأسئلة والاطمئنان علي سلامة أختامها وضمان سريتها ، والتأكد من مطابقة بياناتها علي جدول الامتحان وتوزيعها علي الملاحظين داخل مقار الامتحانات قبل بدء الامتحان مباشرة .
5) تسلم أوراق الإجابة من الملاحظين في مقار لجنة المراقبة العامة بعد عدها ومطابقة عددها علي كشوف الحضور التي يوقع عليها الطلاب .
6) تدوين الأعذار ووقف القيد الجديد منها ، والقديم للطالب في الفرقة في خانة الملاحظات
7) عدم إخفاء بيانات الطالب علي كراسة الإجابة إلا بعد مطابقة استلام الكراسات من ملاحظي اللجان طبقا لكشوف الحضور والغياب .
8) تسليم أوراق الإجابة للمصححين أولا بأول مع تزويد المصححين بتوجيهات مكتوبة سواء بالنسبة للمصححين من أعضاء هيئة التدريس بالكلية أو المنتدبين من خارج الكلية
9) يراعي الحصول علي توقيع المصححين علي تسليم أوراق الإجابة في سجلات تعد لهذا الغرض مبين فيها اسم المادة ، وعدد الأوراق ، وتاريخ التسليم ، والتاريخ التقديري لإعادتها بعد التصحيح وأسماء المصححين للمادة علي أن تكون الأوراق مستوفاة التوقيع من جميع المصححين .
لجان الملاحظة
يتولي أعضاء هيئة التدريس ، ومعاونهم ومدرسو اللغات ، والمدرسون خارج الهيئة العاملين بالكلية في غير تخصصاتهم أعمال الملاحظة بالامتحانات وفي حالة عدم كفاية الأعداد الموجودة بالكلية لأعمال الملاحظة والمراقبة يندب العدد اللازم من أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم والمدرسين خارج الهيئة ومدرسو اللغات بالكليات الاخري كلما أمكن ذلك (من الأعداد الزائدة عن حاجة امتحانات كلياتهم).
ويكون تشكيل لجان الملاحظة والمراقبة كما يلي :
· ملاحظ لكل 25 طالب مع مراعاة ألا يقل عدد الملاحظين بالقاعة الواحدة عن اثنين مهما كان عدد الطلاب مع إضافة 15% من العدد الإجمالي للملاحظين بصفة احتياطية للطواري .
· مراقب لكل 150 طالب من أعضاء هيئة التدريس فقط بالكلية أو المنتدبين من الكليات الاخري .
وعلي الملاحظين والمراقبين مراعاة ما يلي :
1) حضور الاجتماع المنعقد من قبل إدارة الكلية قبل بدء الامتحان لتزويدهم بكافه التعليمات اللازمة شفاهة وكتابة .
2) التواجد في مقار لجان الامتحانات المكلفين بها قبل الموعد المحدد لبدء الامتحان بنصف ساعة علي الأقل لتسلم أوراق الإجابة إلي مراقب اللجنة ، ودخول قاعه الامتحان، والإشراف علي ترتيب جلوس الطلاب .
3) مساعدة الطلاب في تحديد أماكنهم في قاعة الامتحانات .
4) يقوم كل ملاحظ بالملاحظة في الجزء المخصص له ولا يتعداه إلي أي جزء أخر حتى نهاية الفترة المحددة للامتحان .
5) التأكد من أن الطلاب لا يحملون معهم هواتف محمولة أو كتبا ، أو أي أوراق أو أي أجهزه أخري .
6) توزيع كراسات الإجابة علي الطلاب قبل بدء الامتحانات بعشر دقائق بعد التأكد من سلامتها مع سحب بطاقات طلاب اللجنة (الكارنيهات) وإعادتها إليهم في نهاية الامتحان بعد تسلم كراسات الإجابة منهم .
7) استلام أوراق الأسئلة من المراقب وتوزيعها عند بدء الامتحان ، وإعادة الفائض منها إلي المراقب مباشرة .
8) التأكد من : شخصية الطالب ، ورقم جلوسه ، ومطابقة إسمه ورقم جلوسه علي البيانات المكتوبة علي كراسة الإجابة ، والتوقيع بجانب تلك البيانات بما يفيد مراجعتها .
9) معاونة مراقب اللجنة في حصر الغياب وتحرير الاستمارات الخاصة به.
10) العمل علي منع الغش أو المحاولة أو الكلام بين الطلاب مع تحاشي الاحتكاك مع الطلاب ومراعاة الهدوء باللجنة المكلف بها وإخطار المراقب عند ضبط حالة غش أو محاوله الغش والتصرف في هدوء تام وبالطريقة القانونية .
11) يراعي التنبيه بعدم اصطحاب الطلاب كتب أو مذكرات دراسية ، أو أي وسائل مساعدة وخاصة التليفون المحمول وغيرها من وسائل الاتصال .
12) مراعاة عدم قراءة أوراق الأسئلة للطلاب أو الاجتهاد في تفسير معني أي كلمة أو جملة للطلاب .
13) الحصول علي توقيع الطالب عند تسليم ورقة الإجابة الخاصة به وعمل الكشوف المحددة لذلك وبعد التأكد من وجود بيانات الطالب مدونة علي ظهرها .
14) تسليم أوراق الإجابة مرتبة تصاعديا وفقا لأرقام الجلوس في نهاية الامتحان إلي مسئول الكنترول وكذلك كشوف توقيعات الطلاب بعد أن يوقع عليها .
15) لا يجوز السماح للطلاب بدخول قاعة الامتحان بعد مضي نصف ساعة علي بدء الامتحان تحت أي ظرف .
16) يراعي عدم خروج الطلاب من لجنة الامتحان قبل مضي وقت الاختبار .
17) يراعي عدم خروج الطلاب في الربع ساعة الأخيرة من مدة الامتحان ، وذلك للتحقق من تسليم كراسات الإجابة علي الوجه السليم .
18) عدم مغادرة الملاحظ اللجنة الخاصة به إلا بإذن من المراقب وبه توفير من يحل محله .
19) إبلاغ مراقب اللجنة عن أي حالة مرضية تحتاج لرعاية طبية بين الطلاب .
20) التأكد من عدد الكراسات عند جمعها في نهاية الامتحان ثم إعادة الكارنيهات للطلاب .
21) كتابة حافظة غياب يدون فيها أسماء وأرقام الطلاب الغائبين .
لجان المصححين
1)يعتمد مجلس الكلية قرارات مجالس الأقسام المختصة قبل نهاية كل فصل دراسي لتشكيل لجان المصححين ، وتشكل لجنة المصححين من عضوين علي الأقل لكل مقرر ، حيث لا يجوز انفراد عضو هيئة التدريس بتصحيح أوراق الامتحان علي ألا يقل عدد المصححين عن اثنين في الورقة الواحدة ولا يزيد عن أربعة لأي مادة ، ويكون ذلك علي النحو التالي :
أ) المقررات التي يشترك فيها أكثر من عضو هيئة تدريس من الكلية يعتبر القائمون بالتدريس هم أعضاء لجنة التصحيح .
ب) المقررات التي ينفرد عضو هيئة التدريس بالقسم بتدريسها يعين مجلس القسم احد أساتذة المقرر بالاشتراك مع الأستاذ القائم بالتدريس في التصحيح .
ج) المقررات التي يتم انتداب من يدرسها من خارج الكلية يعين مجلس القسم المختص احد الأساتذة للاشتراك في التصحيح مع القائم بالتدريس .
2) يكون تداول كراسات الإجابة بين المصححين عن طريق الكنترول المختص ، وتحت رقابة رئيس الكنترول ومسئوليته ، ويتم التداول في ضوء البيان الذي يعده كل قسم من أقسام الكلية ، والمتضمن ترتيبا للمصححين في كل مادة مع إيضاح عناوينهم وكيفية الاتصال بهم ، ويتولي رئيس الكنترول بالتعاون مع أستاذ المادة ، أو رئيس القسم المختص متابعة عملية التداول بين المشتركين في التصحيح والعمل في انجازه في مدة لا تتجاوز الموعد المقترح لإعلان النتيجة .
3) التصحيح يتم داخل الكلية ولا يجوز بأي حال خروج أوراق الإجابة خارج الكلية .
4) تفعيل لجان التصحيح (الثنائية – والثلاثية) في ضوء نموذج الإجابة .
5) وضع الدرجة بجوار الجزئية بصورة واضحة .
6) تجميع درجات كل سؤال ، ووضع الدرجة في مربع ، أو دائرة عند بداية الإجابة ، والتوقيع المقصود به كتابة اسم المصحح دون كتابة توقيع رمزي غير مقروء) بجوارها .
7) ينقل المصحح الدرجة التي وضعها في المكان المخصص لها بغلاف كراسة الإجابة ويوقع عليها .
8) مراعاة إن تكون كتابة الدرجات من الداخل والخارج بلغة واحدة .
9) علي المصحح الأخير جمع الدرجات التي حصل عليها الطالب وتفقيطها والتوقيع علي ذلك مع مراعاة حذف الأسئلة الزائدة عن المطلوب .
10) لا يجوز تعديل الدرجة التي تقديرها وكتابتها إلا في حالة وقوع خطأ مادي ويجب أن يكون التعديل في هذه الحالة بتوقيع واضح من المصحح الذي أجراه .
11) لا يجوز التغيير في درجات كراسات الإجابة بعد تصحيحها وتسليمها إلي الكنترول وإزالة السرية عنها .
12) وضع الدرجة النهائية في المربع الخاص بها مع توضيح النهاية العظمي للورقة والتوقيع بجوارها من قبل المصححين .
13) اي درجات يحصل عليها الطالب تضاف إلي مجموعه الكلي وتحتسب عند تحديد تقديره .
14) يجب الإسراع في انجاز أعمال التصحيح الورقية أو الالكترونية في وقت تحدد الكلية ، وذلك للانتهاء من إظهار النتيجة في موعد مناسب وتسحب كراسات الإجابة من المصحح الذي يتجاوز الموعد المحدد للانتهاء من أعمال التصحيح ، حيث يحدد الأستاذ الدكتور عميد الكلية الموعد الذي يقترحه لإعلان نتائج الامتحان ، ويبلغ به جميع أعضاء هيئة التدريس .
17) يجب أن تسلم الإجابات النموذجية للأسئلة الامتحانية للكنترول في خلال 24 ساعة بعد أداء الامتحان ، وتعلن علي الموقع الالكتروني بعد أداء الامتحان .
لجنة الرصد
هي احدي لجان المراقبة العامة (الكنترول) والتي يعاد تشكيلها من أعضاء لجان المراقبة العامة بحيث لا تضم سوي أعضاء هيئة التدريس سواء بالكلية أو الكليات الاخري ويحظر إشراك المدرسين المساعدين أو المعيدين أو العاملين في عمليات الرصد .
ويراعي عند تشكيل هذه اللجان ألا يقل عدد أعضاء لجنة الرصد عن عضوين بالإضافة إلي رئيس اللجنة ، وعضو لرصد تقديرات الطلاب بصحائف الأحوال _ لا يجوز أن يعمل عضو هيئة التدريس في أكثر من لجنة رصد . وتبدأ هذه اللجان في مباشرة عملها فور وصول أعداد كافية من كراسات الإجابة في عدد من المواد بعد تصحيحها بحيث تسمح هذه اللجان ببدء عملية الرصد وتقوم لجان الرصد بما يلي :
1) تبدأ عملية رصد الدرجات بمجرد وصول أعداد كافية من كراسات الإجابة بعد تصحيحها تسمح للجان ببدء عملية الرصد .
2) حصر أعداد كراسات الإجابة ومطابقتها علي الأعداد الموضحة ببطاقات تسليم كراسات الإجابة للمصححين ، والتأكد من توقيع جميع السادة المصححين علي كراسات الإجابة .
3) يقوم أعضاء الكنترول بمراجعة كراسات الإجابة من الداخل للتأكد من تصحيح جميع جزئيات الأسئلة وجمع درجات الأسئلة ومطابقتها للدرجة الكلية المثبتة علي غلاف كراسة الإجابة ، فإذا تبين وجود إجابة غير مصححة يطلب من المصحح الحضور إلي مقر لجنة الكنترول لاستكمال التصحيح مع الحفاظ تمام علي سرية كراسة الإجابة ، ويتم ذلك بوجود رئيس الكنترول المختص .
4) يتم مراجعة مجموع الدرجات التي حصل عليها الطالب فإذا وجد خطا مادي في عملية الجمع تقوم اللجنة بتصحيحه دون الرجوع للمصحح مع توضيح أن التصحيح تم بمعرفة لجنة الكنترول ويوقع رئيس الكنترول علي الدرجة بعد تصويبها .
5) كما يقوم بمراجعة الجمع الخارجي والتأكد من استيفاء توقيعات جميع أعضاء لجنة الامتحان لكل مقرر .
6) لا يجوز أن ينفرد بالرصد أو العمليات المتصلة به عضو واحد من أعضاء اللجنة .
7) ينبغي مراعاة الدقة التامة في كل عمليات الرصد وضرورة مراجعة كل عملية بعد إجراءها ابتداء من الرصد إلي جمع الدرجات واثبات الملاحظات الخاصة بالأعذار كما يراعي استيفاء توقيعات أعضاء اللجنة ورئيسها علي كل كشف من كشوف الرصد قبل اعتمادها .
8) ينبغي مراعاة السرية التامة أثناء عملية الرصد وعدم إذاعة أو تبليغ أي نتائج قبل اعتماد النتائج وإعلانها بصفة رسمية .
9) رصد مقررات التخلف في الكنترول شيت فبل بدء الامتحانات .
10) رصد نتيجة العام الماضي باللون الأحمر للباقيين للإعادة ومن الخارج قبل رصد الغياب
11) رصد الغياب من واقع حوافظه .
12) إثبات الأعذار الخاصة بالطلاب واثبات تقديرات المواد التي سبق أن نجح فيها الطالب في امتحانات سابقة ورصد درجات مواد التخلف ومراجعة ذلك بدقة علي نتائج الامتحانات السابقة .
· الطالب الغائب بعذر يدون أمامه غائب بعذر .
· الطالب الغائب بدون عذر يكتب في خانة الدرجة للمادة (غ) والتقدير ض.ج ولا تجمع درجات المادة .
· الطالب الذي صدر ضده قرار تأديبي يكتب في خانة التقدير (محروم) ولا تجمع درجات المادة .
· الطلاب الباقون للإعادة بفرقتهم وسبق نجاحهم في بعض المواد يكتب التقدير الذي سبق أن حصل عليه فعلا (أي لا تكتب علامة ــــــــــــــ).
· توحيد كشوف إظهار النتائج بالنسبة للطلاب الراسبين كالأتي :
أ) طلاب راسبون ولهم حق دخول الفصلين الدراسيين .
ب) طلاب راسبون ولهم حق دخول الفصل الدراسي الأول فقط .
ج) طلاب راسبون ولهم حق دخول الفصل الدراسي الثاني فقط .
د) طلاب مفصولون ولهم حق التقدم للامتحان من الخارج .
ه) طلاب مفصولون نهائيا لاستنفاذهم مرات الرسوب من الداخل والخارج .
13) استلام كراسات إجابة الامتحانات العملية وكشوف أعمال السنة ونتائج ملف الانجاز أولا والامتحانات الشفوية أو التطبيقية من الأقسام قبل فض سرية كراسات الامتحانات التحريرية وتكون الكشوف معتمدة من رئيس مجلس القسم المختص ، ولا يجوز بأي حال من الأحوال إجراء أي تعديل علي درجات الامتحانات العملية أو الشفوية أو درجات أعمال السنة بعد تسليمها إلي لجنة الرصد .
14) يقوم الكنترول اليدوي بتسليم كشوف الرصد ، إلي كنترول الكمبيوتر تمهيدا لإعداد إحصائية بعدد الطلاب المتقدمين للامتحان وعدد الناجحين حسب تقديراتهم العامة ، وعدد المتخلفين وعدد الراسبين وتحويل هذه الأرقام إلي نسب مئوية .
15) عرض إحصائية نتيجة كل مقرر علي لجنة الممتحنين المشكلة من أ.د رئيس مجلس القسم أ.د رئيس الكنترول و أستاذ المقرر أو القائم بالتدريس ووكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب .
16) إذا كانت نتيجة المقرر غير مقبولة تعرض علي اللجنة الامتحانية المشكلة من قبل القسم لتحديد قواعد التيسير التي تقرها اللجنة بالقسم ويوافق عليها وكيل الكلية .
17) إذا لم تتحسن النتيجة يرسل خطاب رسمي من رئيس القسم ورئيس الكنترول إلي وكيل الكلية لتوضيح المشكلة وبيان تعذر اللجنة الامتحانية بالقسم من إيجاد الحلول المناسبة وذلك تمهيدا لعرض النتيجة علي اللجنة العليا للامتحانات لحل المشكلة من قبل مجلس الكلية لإقرار ما تراه مناسبا .
18) تطبق قواعد التيسير أو ما تقرره لجان الممتحنين حسب إحصائية المقرر في الكنترول اليدوي وكنترول الكمبيوتر كل علي حده واثبات كل حالة علي حده في خانة الملاحظات أمام كل طالب .
19) يتم طباعة كشف درجات الطلاب المفصلة لكل مقرر والذي يحتوي علي درجات العملي والتدريب والنظري من قبل كنترول الكمبيوتر إلي جانب القائمة الفعلية الموجودة في الكنترول اليدوي وذلك تمهيدا لعملية المراجعة .
20) إحصاء عدد الطلاب المتقدمين للامتحان وعدد الناجحين حسب تقديراتهم العامة وعدد المتخلفين وعدد الراسبين والباقين للإعادة وتحويل الأرقام إلي نسب مئوية ، ثم عمل بيان إحصائي عن نتيجة الامتحان العامة ، ونتائج الامتحان لكل مادة ، واثبات ملاحظات اللجنة علي النتائج ، وعرض هذه الملاحظات علي رئيس عام الامتحان ، أو من ينوب عنه ويراعي ألا تعلن نتائج الامتحان إلا بعد اعتمادها رسميا من السيد الأستاذ الدكتور/ عميد الكلية بالنسبة لسنوات النقل والسيد الأستاذ الدكتور/ رئيس الجامعة بالنسبة للسنوات النهائية .
21) مراعاة عدم إجراء أي تعديل في كشوف الرصد أو كشوف إظهار النتائج ويمنع الكشط أو استخدام المزيل أو التصحيح منعا بتا .
22) تتم المراجعة بين الكنترول اليدوي وكنترول الكمبيوتر مرتين علي الأقل ، ثم بعد ذلك يوقع الطرفان علي كشوف الرصد تمهيدا لاعتمادها .
23) توافي الإدارة العامة لشئون التعليم بالجامعة بنسخة معتمدة من النتيجة الرقمية للامتحان فور إعلانها .
لجنة مراجعة الأوراق الامتحانية :
1) تشكل من مجموعة من أعضاء هيئة التدريس برئاسة وكيل شئون التعليم والطلاب يخصص عدد اثنين من أعضاء هيئة التدريس لكل قسم دراسي .
2) تختار عينة عشوائية لا تقل عن 50 % من الأوراق الامتحانية لكل قسم دراسي .
3) يتم استخدام استمارات مراجعة الورقة الامتحانية وفقا لمعايير الشكل والمضمون لفحص تلك الأوراق .
4) تستخرج نتائج الفحص في صورة تقرير لكل امتحان علي حده وبشكل مجمع لكل فصل دراسي .
5) تعرض التقارير علي وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب ، ثم تعرض علي مجالس الأقسام لتوصيل نتائج الفحص لأعضاء هيئة التدريس .
لجنة مراجعة أوراق الإجابة
1) تشكل من مجموعة من أعضاء هيئة التدريس برئاسة وكيل شئون التعليم والطلاب يخصص عدد اثنين من أعضاء هيئة التدريس لكل قسم دراسي .
2) تختار عينة عشوائية لا تقل عن 50 % من المقررات لكل قسم دراسي .
3) تختار عينة عشوائية من كراسات الإجابة الخاصة بكل مقرر بحيث تكون ممثلة لكافة مستويات الطلاب .
4) يتم مقارنة إجابة الطلاب ومراجعتها مع نموذج الإجابة الموضوع مسبقا من قبل أستاذ المقرر .
5) تستخرج نتائج المقارنة والمراجعة في صورة تقرير لكل مقرر علي حدة وبشكل مجمع لكل قسم دراسي .
6) تعرض التقارير علي وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب ، ثم تعرض علي مجالس الأقسام لتوصيل نتائج المراجعة لأعضاء هيئة التدريس .
اللجان الخاصة
يجوز عقد لجان امتحان خاصة للطلاب المرضي في مقر الكلية أو مستشفي الطلبة أو المستشفيات الجامعية التابعة للجامعة ، وفقا لحالة الطالب المريض بناء علي تقرير من الإدارة الطبية بالجامعة أو المستشفي الجامعي ، وبموافقة عميد الكلية ، أو من ينوب عنه بالامتحانات واعتماد السيد الأستاذ الدكتور/ نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب
لجة التحقيقات والاستثمارات القانونية للجان الامتحان
يتولي محامو الشئون القانونية بالكليات والجامعة إجراء التحقيقات الطلابية التي تتعلق بالمخالفات التأديبية أثناء سير الامتحانات تحت إشراف رئيس عام الامتحان ويقوم بهذه المهمة عضو الشئون القانونية الموجودة بالكلية وإذا زاد عدد الطلاب المقيدين بالكلية عن ألفي طالب (2000 طالب ) يندب عضو أخر من الشئون القانونية بالجامعة للمساعدة في أعمال لجنة التحقيقات والاستثمارات القانونية التي تتعلق بالمخالفات التأديبية أثناء سير الامتحانات ويصدر قرار الندب لهذه اللجنة من السيد الأستاذ الدكتور / نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب بعد العرض من إدارة الامتحانات بالإدارة العامة لشئون التعليم .
لجنة الرعاية الطبية
تشكل لجنة من أطباء مستشفي الطلبة والإدارة الطبية للنظر في الأعذار المرضية التي تقدم في مواعيدها المحددة ، كما يخصص طبيب وممرض لمقر كل امتحان ، ويضاعف العدد إذا زاد عدد طلاب لجنة الامتحان عن 500 طالب ، يتم تدبير احتياجات الكليات من العاملين بالإدارة الطبية بالجامعة ، وفي حالة عدم كفايتها يمكن الاستعانة بالعاملين بالمستشفيات الجامعية التابعة للجامعة ، ويصدر قرار ندبهم من السيد الأستاذ الدكتور / نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب بعد العرض من إدارة الامتحانات بالإدارة العامة لشئون التعليم .