6-1 تقوم الادارة باستلام الاستمارات والملفات مرفقا بهم قرار المنح وبيان الخريجين والنتيجة الخاصة بطلاب الدراسات العليا الممنوحين الدبلوم والماجستير أو الدكتوراه.
6-2 تقوم الادارة بمراجعة البيانات المذكورة في الاستمارات و ملفات الطلاب الممنوحين (الدبلوم- الماجستير – الدكتوراه) (مثل الاسم وتاريخ ومحل الميلاد من شهادة الميلاد/ التخصص / التقدير / تاريخ مجلس الكلية / تاريخ اعتماد رئيس الجامعة / عنوان الرسالة )
6-3 تقوم الادارة بتسجيل البيانات المدونة باستمارات و ملفات الطلاب بالسجلات الخاصة بكل كلية تصاعديا بناء على تاريخ المنح وترقيمها وحفظها في ترتيبها لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة .
6-4 تقوم الادارة بمراجعة بيانات الخريجين الحاصلين على الدبلوم أو الماجستير أوالدكتوراه والتأكد من وجود العناصر اللازمة لتحرير الشهادة مثل اسم الكلية أو المعهد و التخصص و التأكد من الدرجة الحاصل عليها ومطابقة البيانات الشخصية للطالب لتلك المدونة في شهادة الميلاد ومراجعة التقدير من النتيجة و من نموذج المنح و مراجعة تاريخ مجلس الكلية و تاريخ اعتماد رئيس الجامعة وأيضا عنوان الرسائل العلمية الخاصة بالماجستير والدكتوراه.
6-5 تقوم الادارة بتزويد الخطاط بما يلزم من شهادات أصلية وبيانات الخريجين التى تم مراجعتها وقرارات المنح الخاصة بها ليتسنى له تحرير هذه الشهادات.
6-6 تقوم الادارة بمراجعة الشهادات التي تم تحريرها والتأكد من خلوها من الأخطاء عن طريق مطابقة البيانات المدونة وفقا لبيان الخريجين.
6-7 تقوم الادارة باعتماد الشهادات من خلال إرسالها إلى عمداء الكليات المعنيين لتوقيعها.
6-8 تقوم الادارة باستلام الشهادات بعد اعتمادها من عمداء الكليات المعنيين
6-9 ثم تقوم الادارةباستكمال اجراءات الاعتماد الشهادات من خلال إرسالها إلى رئيس الجامعة ليعتمدها.
6-10 تقوم الادارة باستلام الشهادات بعد اعتمادها من رئيس الجامعة
6-11 بعد استلام الشهادات المعتمدة تقوم الادارة بتسليمها إلى مندوب الكلية المعنية بموجب إذن صرف يرفق به كشف بأسماء الطلاب أصحاب الشهادات مع الاحتفاظ بصورة منهما في الإدارة.
6-12 تقوم الادارة بالتحقق من عدد الشهادات الأصلية السليمة والملغية حيث يتم إعداد سجل حصر للشهادات التالفة والملغاة وإرسالها إلى المراقبة العامة للمشتريات والمخازن وسجل أخر لمتابعة حركة الشهادات السليمة.
6-13 تقوم الادارة بالتأكد من قيام إدارة المشتريات والمخازن بالجامعة بتوفير عدد الشهادات الأصلية وفقا لاحتياجات الكليات.
6-14 تقوم الادارة بتوفير الشهادات المؤقتة وفقا لاحتياجات الكليات من خلال التأكد من قيام إدارة المشتريات والمخازن بالجامعة بتوفير الشهادات اللازمة (شهادات مؤقتة (عربي/انجليزي) دبلوم/ ماجستير / دكتوراه باستخدام نموذج (2) مخازن و مشتريات لتزويد الكليات والمعاهد بالشهادات المؤقتة.
6-15 تقوم الادارة بتحرير شهادات أصلية بدل فاقد دبلوم / ماجستير / دكتوراه بعد التأكد من قيام الكلية بتحصيل الرسوم المستحقة بناء على طلب استخرج الشهادة.
6-16 تقوم الادارة بتوثيق الشهادات المؤقتة (عربي/انجليزي) دبلوم / ماجستير / دكتوراه والشهادات أصلية (دبلوم / ماجستير / دكتوراه) و بيانات الدرجات و المحتوى العلمي ليتسنى للطالب اعتمادها من الخارجية.
6-17 تقوم الادارة بالتحقق من صحة البيانات الواردة بالشهادات المستعلم عنها من قبل السفارات وشركات التدقيق من واقع السجلات و كتابة خطاب رسمي يوجه إلى الجهة المستعلمة يفيد صحة البيانات من عدمه .
6-18 تقوم الادارة بإعداد جميع الإحصائيات المطلوبة الخاصة بأعداد الطلاب الممنوحين الدبلوم / الماجستير /الدكتوراه (ذكور/ إناث) عن كل شهر وعن كل عام دراسي.